Dla świadczeniodawcy

 W związku z brakami w przesyłaniu sprawozdawczości z kolejek oczekujących, w tym rozszerzonego zakresu danych o których mowa w § 8 ust. 2a rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 czerwca 2008 r. (Dz. U. Nr 123, poz. 801, z późn. zm.) (dotyczy „peselowanych" wykazów osób oczekujących oraz skreślonych z listy) Łódzki Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia zamieszcza 2 listy świadczeniodawców, którzy nie wywiązali się z ww. obowiązku lub wywiązali się częściowo.

Pierwsza z nich prezentuje liczbę brakujących komórek w sprawozdawczości (są to również te sprawozdania, które zostały wysłane, jednak zakończone zostały niepowodzeniem i wygenerowaniem komunikatu zwrotnego o błędzie), druga odnosi się do braków/błędów z rozszerzonego zakresu danych (wykazy osób).

Prosimy świadczeniodawców wskazanych w załącznikach do niniejszego komunikatu o niezwłoczne, przesłanie wymaganych danych (zakończone otrzymaniem komunikatu zwrotnego potwierdzenia danych nie zawierającego informacji o błędach).

Informacje o ew. błędach technicznych, w odniesieniu do przesyłek i konkretnych komórek, należy sprawdzać w raportach zwrotnych generowanych przez ŁOW NFZ. Dodatkowo informacja ta znajduje się również w Portalu Świadczeniodawcy w panelu „Administracja i opcje" należy kliknąć: „pokaż więcej...", a następnie „Przegląd stanu komunikacji / przetwarzania danych w OW NFZ". Należy odszukać daną przesyłkę LIOCZ i w kolumnie „Odpowiedzi" kliknąć: „pobierz". Wyświetli się wtedy zawartość odpowiedzi z Loadera SOKO w formacie XML. Uwaga! dostęp do tej części portalu jest możliwy wyłącznie z konta administratora bądź z poziomu użytkownika z nadanym przez administratora uprawnieniem "Przeglądu stanu komunikacji / przetwarzania danych w OW NFZ". Szczegółowa informacja o nadawaniu uprawnienia administratora jest opisana w punkcie 3 instrukcji.

Przypominamy, że to po stronie świadczeniodawcy leży obowiązek upewnienia się, czy raport jest prawidłowy i kompletny. W związku z tym, w pierwszej kolejności należy się upewnić, czy przesłali Państwo raporty ze wszystkich zakontraktowanych komórek organizacyjnych objętych obowiązkiem sprawozdawczym z list oczekujących.

Jeżeli w raporcie zostały ujęte wszystkie pozycje, należy zweryfikować, czy każda komórka została poprawnie zaimportowana. W tym celu należy pobrać raport zwrotny, w którym wskazane będzie, jakie pozycje nie zostały poprawnie zaimportowane. Poprawione brakujące/błędne pozycje należy niezwłocznie uzupełnić w kolejnej przesyłce i ponownie upewnić się, czy wszystko jest w porządku.

Brak poprawnej, terminowej (do 10 każdego miesiąca) i zgodnej z umową sprawozdawczości skutkować może nałożeniem kary umownej zgodnie z § 29 ust. 1-7 oraz § 30 ust. 1 pkt 3 lit. f i g „Ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej", stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz.U. Nr 81, poz. 484).

Ponadto oprócz sprawdzania prawidłowości przekazania komunikatów do wszystkich wymaganych komórek i/lub procedur (kompletność) - prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na inne błędy logiczne i merytoryczne mogące wystąpić w sprawozdawczości z list oczekujących.

Podstawowym błędem jest wykazywanie w sprawozdawczości osób kontynuujących leczenie zamiast wyłącznie „pierwszorazowych". Niedopuszczalna jest również sytuacja, kiedy świadczeniodawca nie realizuje przez kolejne miesiące kontraktu w 100% i wykazuje przy tym niezerowe kolejki oczekujących. Te dwie zmienne wykluczają się wzajemnie.

Inne możliwe błędy związane z jakością przekazywanych informacji o kolejkach to m. in.

• Brak informacji o osobach skreślonych z listy oczekujących
• Średni czas oczekiwania równy 0 dni, pomimo iż były osoby skreślone z powodu wykonania świadczenia
• Znacznie większa liczba osób skreślanych z powodu wykonania świadczenia niż wpisywanych na listę oczekujących
• Brak osób oczekujących w ostatnich 6 miesiącach a wykazywanie średniego czasu oczekiwania dłuższego niż miesiąc
• Średni czas oczekiwania większy niż 0, jednak nie wykazano pacjentów skreślonych z powodu wykonania świadczenia w ostatnich 6 miesiącach
• Skokowy wzrost liczby oczekujących w stosunku do poprzednich miesięcy
• Skokowy wzrost czasu oczekiwania
• Nieskreślanie z listy oczekujących pacjentów, którzy zrezygnowali z udzielenia świadczenia lub, które powinny być wykreślone z innego powodu, co wpływa na zafałszowanie liczby osób oczekujących jak również średniego rzeczywistego czasu oczekiwania
• Sprawozdawanie wszystkich pacjentów a nie wyłącznie pierwszorazowych
• Długie czasy oczekiwania (możliwość nieprawidłowego wyliczania)
• Takie same dane od kilku miesięcy np. czas oczekiwania i liczba oczekujących
• Wykazywanie długiego czasu oczekiwania pacjentów zakwalifikowanych do kategorii medycznej "przypadek pilny"
• Liczba osób skreślonych w ostatnich sześciu miesiącach z powodu wykonania świadczenia różna
• od sumy przekazanych za ostatnie sześć miesięcy liczb osób skreślonych w miesiącu z powodu wykonania świadczenia

Dodatkowo publikujemy „Słownik najczęstszych błędów technicznych powodujących odrzucenie danych lub wygenerowanie ostrzeżenia, sygnalizującego potencjalny problem w sprawozdawczości z kolejek oczekujących i sposoby ich rozwiązania", który powinien pomóc w rozwiązywaniu problemów z określonymi typami błędów, związanych z walidacjami sprawozdawczości.